6 praktische tips om ICT kosten te besparen

Veel mkb-ondernemers zullen op dit moment voorzichtiger hun geld uitgeven. De reden waarom is bekend. Aangezien de ICT uitgaven jaarlijks een groot gedeelte van de beschikbare budgetten opslokken leek het ons zinvol om eens wat praktische tips te geven, zodat de uitgaven ook in 2021 onder controle blijven.

Tip 1: Kijk naar wat er nodig is

Is het bijvoorbeeld noodzakelijk om veel kosten aan back-up kwijt te zijn omdat jouw eigen applicaties nog in eigen beheer (on premise) draaien? Het kan zo zijn dat je onnodig kosten aan het maken bent voor iets waarvan je denkt dat je het nodig hebt. Tip 1b is daarom om tussentijds altijd in gesprek te blijven met nieuwe of bestaande leveranciers, want soms weet je niet precies wat er nodig is. Er is dan sprake van de bekende latente behoefte.

Tip 2: Focus op aflopende contracten

Veel IT overeenkomsten worden niet automatisch verlengd. Het kan het perfecte moment zijn om de strategie aan te passen. Moet je bijvoorbeeld nog alles zelf in eigen beheer willen doen of is het beter om het ICT beheer uit te besteden? Dit heeft als extra voordeel dat eigen IT beheerders meer met innovatie van de business bezig kunnen zijn. Dat levert als het goed is zelfs extra geld op.

Tip 3: Zorg voor inzicht in de lopende overeenkomsten

Door lopende overeenkomsten weer eens uit de la te trekken voorkom je dat je mogelijk voor iets betaalt wat eigenlijk inclusief was. Dus hoe zit het ook alweer met de afgesproken SLA en op welke KPI’s worden de prestaties gemeten?

Tip 4: Maatwerk voor de gebruiker

De vraag die hierbij past is: Kloppen de licenties wel? Het komt vaak voor dat er voor functionaliteiten en applicaties betaald wordt die helemaal niet gebruikt worden. Dit kan voorkomen worden door voorafgaand aan een nieuw ICT project een ruime inventarisatie te doen. Zonder inzicht vooraf kunnen de kosten onnodig oplopen en worden gebruikers geconfronteerd met zaken die zij nooit nodig zullen hebben. Dat laatste is tijdsverspilling en kost ook geld.

Tip 5: Check of de gewenste technologie al in huis is

Deze tip is wellicht wat complexer. Het heeft te maken met de situatie dat er soms iets wordt aangeschaft of zelfs gebouwd, terwijl hetzelfde had gekund met iets waarin eerder al geïnvesteerd was. Het gaat hier om het ontdekken van verborgen functionaliteiten. “Bij twijfel altijd contact opnemen”, zouden we willen zeggen.

Tip 6: Profiteer van schaalgrootte met publieke Cloud oplossingen

“Enterprise oplossingen voor mkb-prijzen”, noemen we het zelf. Door ICT services en het beheer ervan naar de Cloud te transformeren ontstaan lagere gebruikskosten. Voor zo’n vijf euro per gebruiker per maand is bijvoorbeeld de back-up geregeld. Dat is iets wat de klant met een eigen serverruimte, zie tip 1, nooit voor zo’n lage prijs zou kunnen laten uitvoeren.

Kunnen we helpen kosten te besparen?

Een eerste gesprek kost niets en levert waarschijnlijk waardevolle gespreksstof op om over na te denken. Neem vrijblijvend contact met ons op.