7 uitdagingen van het online vergaderen en samenwerken

Ook als onze maatschappij weer helemaal open gaat zullen veel werknemers op thuiswerkplekken vaker hun werkzaamheden verrichten. De technologie heeft dat mogelijk gemaakt, maar het is ook goed om eens de balans op te maken. Niet alles is immers ‘koek en ei’. Herken je de volgende uitdagingen?

Uitdaging 1: Samenwerken zonder samen te zijn

Tijdens fysiek vergaderen kun je elkaar in de ogen kijken, een schouderklopje geven en samen een kop koffie drinken. Veel mensen missen de informele contacten of wandelgangengesprekken. Het zijn die momenten waarop je normaal gesproken net iets meer te weten kwam.

Uitdaging 2: Het toegankelijk houden van informatie

Is het vastleggen en documenteren van informatie wel voor iedereen duidelijk? Waar je in het verleden naar een document management systeem toeging kan het nu zomaar zo zijn dat de informatie ergens in een online applicatie ligt opgeslagen. Online vergaderen betekent vaak ook dat er nieuwe afspraken gemaakt moeten worden over welke applicaties leidend zijn en het best voor iedereen te benaderen.

Uitdaging 3: Het ontbreken van kennis

De technologie kan er wel zijn om online vergadergroepen op te splitsen in kleinere groepen, maar weet je ook hoe dat moet? Een ander voorbeeld is dat je tijdens een online vergadering allerlei handige apps kunt toevoegen. De praktijk is vaak dat online vergaderen blijft bij de camera en het geluid aanzetten.

Uitdaging 4: Digitale veiligheid

Welke online applicatie gebruik je eigenlijk? Zoom videogesprekken bleken vorig jaar gratis voor het oprapen te liggen. Gratis video diensten zijn niet altijd de beste oplossing en wil je honderd procent veilig zijn dan kun je wellicht zelf een online videodienst hosten in een private omgeving.

Uitdaging 5: Miscommunicatie door het missen van non-verbaal gedrag

Je ziet elkaar wel in beeld, maar je kunt niet alle grimassen of andere non-verbale seintjes van je collega volgen. Daardoor loop je een groter risico elkaar niet juist of op tijd te begrijpen. Van miscommunicatie kun je doodmoe worden.

Uitdaging 6: Onvoldoende kwaliteit van werkmiddelen

Ken je de collega die nog steeds geen goede microfoon heeft of een headset? Je hebt vast ook weleens meegemaakt dat er deelnemers uit de online vergadering moesten gaan vanwege een haperende verbinding.

Uitdaging 7: Onduidelijkere scheiding tussen privé en werk

Tot slot zijn er mensen die van de ene in de andere online vergadering gaan. Zij komen nauwelijks hun werkkamer uit, lunchen niet op tijd en werken ’s avonds door om het werk wat is blijven liggen af te maken. Online vergaderen vraagt dus vooral ook om goede onderlinge afspraken waardoor je energie behoudt.

In de volgende blog

Wat je eraan kunt doen om het online vergaderen en samenwerken beter te maken, lees je terug in onze volgende blog.