Van keuzestress naar juiste prioriteiten stellen

Heb je werknemers in dienst, of collega’s, die altijd de verkeerde prioriteiten stellen? Of ken je iemand die last heeft van keuzestress en moeilijk besluiten neemt? Vast wel. Deel dan deze praktische informatie met hen om tot juiste prioriteiten te komen, taken nog beter te organiseren en efficiënter te werken.

Centraliseer alle taken op één plek

Alles wat gedaan moet worden, of waarvan je denkt dat dit zo is, schrijf je op. Dat voorkomt onverwachte verrassingen. Vervolgens leg je ze vast op één plek. Dat kunnen overigens ook privétaken zijn, zodat je daar rekening mee kunt houden en op tijd kunt inschatten of deze taken van invloed zijn op je zakelijke werkzaamheden. “Sorry ik was vergeten door te geven dat ik naar de tandarts moet”, komt dan niet meer voor. Met deze eerste stap krijg je alvast rust in je hoofd.

Zorg dat je zowel lange- als kortetermijndoelen kent

Het vastleggen van taken op dag- of weekbasis gebeurt vaak in een ‘actielijst’ bijvoorbeeld gemaakt in Excel of de Microsoft To-Do app. Maar vergeet niet om na te denken wat je grotere doelen zijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om het volgen van een opleiding, toewerken naar een promotie of wellicht een carrièreswitch. Een groter doel kun je op die manier opsplitsen in kleinere taken die je moet gaan doen om dit doel te bereiken.

Hang een waarde aan beschreven doelen of taken

Om je tijd effectief in te delen zijn er allerlei methoden voorhanden. Een voorbeeld hiervan is de Eisenhouwer-methode. Het maakt een kwadrant tussen twee vragen: 1. Wat is dringend en of niet dringend? 2. Wat is belangrijk of onbelangrijk? Zo kun je taken die onbelangrijk en niet dringend zijn gelijk van je prioriteitenlijstje halen. Natuurlijk kun je zelf ook een waarde toekennen aan doelen of taken in de vorm van een cijfer.

Focus op urgente taken

Markeer de meest urgente taken in je centraal opgestelde lijst, bijvoorbeeld met een kleur. Hang er ook een deadline aan. Dan houd je overzicht en kun je ook alvast vooruit gaan plannen in je agenda, zodat doelen ook behaald kunnen worden.

Communiceer transparant en eerlijk

Er zit maar 24 uur in een dag en ongeveer 30% daarvan werk je. Geef ook aan als je aan bepaalde prioriteiten niet kunt voldoen. Zo weten andere collega’s wat ze van je mogen en kunnen verwachten en loop je minder snel achter de feiten aan. Bovendien kun je dringende, maar voor jou niet belangrijke taken, dan delegeren.

Luister naar jezelf

Als je op één dag veel taken te doen hebt dan kun je ervoor kiezen om gemakkelijk uitvoerbare taken als eerste te doen. Echter zijn er ook mensen die juist hun dag willen opstarten met een belangrijke taak waar ze tegenop zien. Het idee is dat je de dag dan met iets positiefs kunt afsluiten.

Besteed elke dat tijd aan prioriteiten

Weet je wat een goed moment is om een aantal minuten aandacht aan prioriteiten te besteden? Het einde van de dag! Want, dan slaap je rustiger omdat je niet, of minder, na hoeft te denken over de prioriteiten van morgen.

Tot slot kun je jouw prioriteiten natuurlijk ook automatiseren, bijvoorbeeld met een notificatie waarmee je op tijd gewaarschuwd wordt of een notificatie dat je ons moet bellen als er zich een bepaalde uitdaging voordoet…

Bram Aupers – Tel: 06-50814998 – E-mail: b.aupers@bcmd.nl