Hoe besteed je jouw ICT gecontroleerd uit?

Er bestaan geen bedrijven meer die kunnen functioneren zonder technologie. Tegelijkertijd behoort ICT voor velen niet tot de kernactiviteit of vraagt het veel inspanning om up-to-date te blijven. Ook is het vinden van goed gekwalificeerde ICT specialisten vaak uitdagend. Zelf controle kunnen houden is belangrijk voor wie overweegt om informatie- en communicatietechnologie uit te besteden. Maar waar let je dan op?

De taakomschrijving

Een valkuil, waardoor je de controle kunt verliezen, is dat de taakomschrijving onvoldoende kan zijn. Jij en je ‘partner in crime’, degene aan wie je uitbesteedt, zullen allereerst precies duidelijk moeten hebben wat de taakomschrijving  is. Anders ga je elkaar mogelijk in de weg lopen of verkeerde verwachtingen scheppen. Gaat het bijvoorbeeld om het uitbesteden van de hele ICT omgeving, of slechts om een deel ervan? Hosted VoIP, backup- en secure solutions zijn daar enkele voorbeelden van.

De ICT omgeving als geheel

Elke Managed ICT dienst die wordt uitbesteed kan van invloed zijn op werkzaamheden van andere leveranciers. Stel dat er zich een probleem voordoet met een internetverbinding, dan ligt hoogstwaarschijnlijk het merendeel van de applicaties plat. Belangrijk is dus om te bepalen wie eindverantwoordelijk is voor het behouden van het totaaloverzicht, maar mogelijk ook het inperken van het aantal ICT partners. Hoe meer betrokkenen er zijn hoe groter het risico ‘van het kastje naar de muur’. (“Sorry, dit probleem ligt niet bij ons…”)

De gewenste vorm van rapportage

Informatie- en communicatietechnologie uitbesteden betekent dat je vooraf goed na moet denken over wat, hoe vaak en op welke manier je iets gerapporteerd wilt zien. De definitie van ‘controle’ is voor iedereen immers anders. De rapportage wordt in veel gevallen gekoppeld aan een service-level agreement (SLA), waarin de afspraken tussen leverancier en afnemer beschreven staan.

De rechten van de ICT partner

ICT vormt het kloppend hart van elk bedrijf. Maar om het continue te laten werken zal een ICT partner meer rechten moeten krijgen dan de gemiddelde gebruiker. Een externe beheerder of service partner zal daarom ook het vertrouwen moeten hebben van bijvoorbeeld een juridische collega. Sluit mogelijke risico’s op voorhand uit door goede afspraken over rollen en rechten te maken.

Referenties

Jouw ICT uitbesteden heeft vooral met vertrouwen te maken. Natuurlijk vertellen we op onze website dat we totaaloplossingen op het gebied van ICT leveren en dat klanten altijd met ICT-vragen bij ons terecht kunnen. Maar nog beter is het om bij de keuze van een Managed Services partner ook om referenties te vragen.