Verhalen vanuit de vergaderzaal…hoeveel van deze situaties ken jij?

Technische problemen, onduidelijke systemen, onveilige situaties en incompatibiliteit van apparatuur kunnen oorzaken zijn van ‘verhalen vanuit de vergaderzaal’ waar je nog dagenlang met elkaar over napraat. We hebben drie situaties opgeschreven waar je als voorzitter van de vergadering, of deelnemer, niet echt vrolijk van wordt. Heb je een of meerdere van deze situaties weleens meegemaakt? Ongetwijfeld…

Situatie 1: de onvindbare IT medewerker

Je bent bij een klant voor een finale pitch: vandaag nemen ze de beslissing. Goed voorbereid sta je klaar om jouw prachtige PowerPoint presentatie te geven. Het hele weekend heb je eraan gewerkt.

Maar wat je ook probeert, je krijgt geen beeld. Ligt het nou aan mijn laptop of aan het systeem wat ze hier gebruiken? Over 5 minuten moet je klaarstaan. “We halen er wel even een technische collega bij”, hoor je nog zeggen. Maar 15 minuten later is het probleem nog steeds niet opgelost en vraag je met zweet in je handen om nog even geduldig te zijn…

Situatie 2: het vergeten ‘verloopstukje’

Het is een bekende uitdaging die zich in veel vergaderzalen voordoet: er zijn zowel Apple als Windows gebruikers, maar helaas werken die apparaten anders. Bij een MacBook heb je bijvoorbeeld een verloopstuk (adapter) nodig om de beamer aan te sluiten. Alleen ben je die vergeten. Dus stuur je jouw presentatie naar de Windows laptop van je klant. Probleem opgelost? Helaas niet, afhankelijk van het type apparaat dat gebruikt wordt krijg je ook een andere schermindeling. Het resultaat is dat delen van de presentatie niet of slecht leesbaar zijn.

Situatie 3: ‘teveel ruis van thuis’

Deze situatie is ook voor veel mensen herkenbaar: “Je geluid staat niet op mute!”, wordt er opgemerkt. Wie is het? Huilende kinderen of blaffende honden verstoren de vergadering. Of iemand die, onbedoeld, door het beeld loopt. Hybride vergaderen hoeft niet altijd een lust te zijn is onze conclusie.

Natuurlijk zijn er nog veel meer uitdagende situaties in vergaderzalen te bedenken, maar beter is om problemen al in een vroeg stadium uit te sluiten.

Moderne vergadertechnologie

Met moderne vergadertechnologie nodig je de Teams meeting room uit in jouw vergadering: iets waar alles Standaard inzit. Het maakt niet uit of je een Android of Apple gebruiker bent. De afhankelijkheid van een aanwezige IT-medewerker verdwijnt ook omdat de technologie op afstand (remote) gemonitord wordt en voorzien van de meest actuele, dus veilige, software updates. Preventief worden de juiste maatregelen genomen.

Bovendien kun je tegenwoordig de camera automatisch laten meebewegen met degene die de presentaties geeft en richtmicrofoons instellen voor een nog beter geluid. Wie je niet wilt horen, die zet je gewoon uit.

Meer weten?

Neem dan contact met ons op voor een goed persoonlijk gesprek of een online kennismaking via Teams.