Verdwaald in de digitale wereld? Voor iedereen die het zoeken zat is…

Daar zit je dan, starend naar het scherm, zoekend naar dat ene cruciale document dat je gisteren nog had. Het niet kunnen vinden van informatie, het eindeloze zoeken, de frustratie – je herkent het vast wel. Ongemak en een rood hoofd levert het op. Als je jouw informatie kwijt bent dan heb je het blijkbaar niet slim en veilig opgeslagen. Paniek in de tent! 

Hoe zijn we in deze situatie beland?

Ja, bewust kiezen we voor ‘we’. Op zoektocht zijn is iets waar veel mensen dagelijks veel tijd aan spenderen. Dat je iets kwijt bent komt onder andere door het volgende: in je streven naar efficiëntie heb je jezelf omgeven met talloze opslagopties. En laten we eerlijk zijn: die enorme verscheidenheid aan applicatieslevert niet alleen maar gemak op. ‘Had ik het in Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint of Teams opgeslagen, of zit het nog ergens verscholen in Outlook?’ Digitale chaos als resultaat kan nooit de bedoeling geweest zijn van de technologische vooruitgang.

De valkuilen van persoonlijke opslagmethoden – uniformiteit telt

Deze oorzaak herken je ongetwijfeld ook: je slaat bestanden op je eigen, unieke manieren op, vaak zonder samen na te denken over een uniforme structuur of naamgeving. Ben je tijdelijk uit de roulatie, bijvoorbeeld door vakantie, ziekte of een andere vorm van verlof, dan hebben collega’s geen idee hoe ze iets moeten terugvinden. Andersom is ook waar; je hebt vast weleens een collega gevraagd of hij/zij je toch nog even iets wil emailen. ‘Ja, sorry dat ik je even buiten werktijd moet storen…’

De risico’s kunnen aanzienlijk zijn

Zonder een gestructureerd en centraal opslagsysteem, kun je belangrijke documenten verliezen of per ongeluk verwijderen. Bovendien kunnen onveilige opslagmethoden leiden tot datalekken, die boetes of klantverlies tot gevolg kunnen hebben. Ook kan het niet voldoen aan wettelijke en industriële normen voor gegevensopslag leiden tot juridische problemen, bijvoorbeeld met overheidsinstanties of klanten.

Het kostenaspect

Onnodig zoeken vermindert de algehele productiviteit en kan qua kosten behoorlijk uit de hand lopen. Het loont om intern eens te onderzoeken hoe lang je collega’s dagelijks aan het zoeken zijn. Is het 10% van hun tijd, of veel meer? Waarschijnlijk wel blijkt vaak in de praktijk.

En nu?

Als je herkent dat je bijvoorbeeld niet precies weet wanneer je iets in OneDrive of SharePoint moet zetten, dan is het tijd om in aktie te komen. Maar natuurlijk ook als je een groot gedeelte van je dag op speurtocht bent. De uitdaging is echter dat voor informatie- en documentopslag niemand expliciet verantwoordelijk is. Vooral de kleinere mkb-bedrijven, worstelen met de juiste structuur, de naamgeving en veilige opslag van documenten.

Leg daarom de verantwoordelijkheid maar bij ons neer

Met alle plezier verduidelijken we welke applicaties je qua veiligheid het beste kunt gebruiken en bovendien helpen we je met een duidelijke, voor iedereen bruikbare, inrichting. Neem contact met ons op, of lees deze eerder geschreven blog als je nog extra overtuiging nodig hebt.