On- en offboarding: Een vergeten proces bij kleine bedrijven

Laatst sprak ik een ondernemer die blij was hoe goed het aannemen van medewerkers ging. Maar wat er daarna moest gebeuren, daar was nooit echt over nagedacht. Herkenbaar? Bij veel kleine bedrijven ontbreekt een duidelijk proces voor on- en offboarding. Het aannemen van nieuwe medewerkers verloopt meestal prima, maar de inrichting van werkplekken, softwarelicenties en toegang tot systemen worden vaak onderweg ingevuld. En dat kan efficiënter.

Onboarding: Niet alleen aannemen

Het aannemen van een nieuwe medewerker is vaak het makkelijke deel. Maar daarna? Wie zorgt ervoor dat de werkplek volledig ingericht is, inclusief hardware, software en de juiste licenties? Het komt vaak voor dat deze zaken pas tijdens het werk duidelijk worden. Een gestroomlijnd onboardingproces ontbreekt bij veel kleine bedrijven. Het gevolg is dat medewerkers zelf dingen regelen, wat de IT-structuur onoverzichtelijk maakt en zelfs potentieel gevaarlijk voor de veiligheid.

Offboarding: Wat gebeurt er als iemand vertrekt?

Het echte probleem begint vaak pas wanneer iemand het bedrijf verlaat. Wie weet precies welke systemen de medewerker gebruikte? En worden alle licenties direct opgezegd? Het komt vaak voor dat licenties blijven doorlopen en dat kost natuurlijk geld. Bovendien blijft de hardware die een medewerker gebruikte vaak ongeregistreerd, en wat gebeurt er met de mailbox of andere persoonlijke data die de medewerker achterlaat?

Een onduidelijk offboardingproces brengt niet alleen extra kosten met zich mee, maar het vormt ook een risico op het gebied van databeveiliging. Denk bijvoorbeeld aan toegang tot gevoelige informatie of accounts die na vertrek van een medewerker nog openstaan. Dit kan makkelijk misgaan als er geen duidelijke afspraken of protocollen zijn voor het afsluiten van accounts en het intrekken van rechten.

Het kan simpel en geautomatiseerd

Gelukkig hoeft het allemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Een duidelijk onboarding- en offboardingproces zorgt ervoor dat alles soepel verloopt; van de start tot het einde van het dienstverband. Zo kunnen werkplekken, licenties en toegangsrechten op een eenduidige en veilige manier worden beheerd. Door slimme IT-oplossingen te gebruiken, zoals integraties met systemen als Microsoft 365, kan het aanmaken en afsluiten van accounts automatisch geregeld worden.

Maak het niet te moeilijk

Het is niet ingewikkeld om een goed on- en offboardingproces te implementeren, maar het vraagt wel om aandacht. Wil je geen onnodige kosten maken en altijd duidelijk hebben wie er toegang heeft tot wat? Overweeg dan om een duidelijk protocol op te stellen dat je helpt dit soort processen eenvoudig te regelen.

Wil je hier geen omkijken naar hebben? Wij helpen je graag met het opzetten van een efficiënt en veilig proces dat bij jouw bedrijf past.