Betaal jij teveel voor ongebruikte licenties?

Wist je dat naar schatting 30% van de bedrijven betaalt voor softwarelicenties die ze niet meer gebruiken? Dat kan op jaarbasis flink in de kosten lopen, zeker voor kleine bedrijven. Een klant vertelde me dat ze per jaar duizenden euro’s uitgaven aan ongebruikte licenties, simpelweg omdat niemand het overzicht had. Dit is een probleem dat veel ondernemers overkomt: licenties worden aangeschaft, medewerkers vertrekken, maar de kosten blijven doorlopen. Hoe voorkom je dit en zorg je dat je niet betaalt voor wat je niet gebruikt?

Waarom licentiebeheer zo belangrijk is

Licentiebeheer gaat over meer dan alleen weten welke software je gebruikt. Het draait om kostenoptimalisatie, compliance en vooral efficiëntie. Zonder goed beheer kan het gebeuren dat je betaalt voor software die je niet meer gebruikt, of dat er medewerkers zijn die zonder geldige licenties werken. Dit kan niet alleen onnodige kosten veroorzaken, maar ook juridische risico’s met zich meebrengen als je niet voldoet aan de voorwaarden van licentieovereenkomsten.

Welke licenties heb je echt nodig?

De eerste stap in licentiebeheer is het tegen het licht houden van je huidige licenties. Neem de tijd om te controleren welke software er momenteel in gebruik is binnen je bedrijf. Zijn alle licenties daadwerkelijk nodig? Zijn er dubbele of ongebruikte licenties die je kunt stopzetten? Vaak blijkt dat bedrijven betalen voor licenties die al maanden of zelfs jaren niet meer worden gebruikt. Door dit op te ruimen, kun je direct kosten besparen.

Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar de verdeling van de licenties. Heeft elke medewerker een eigen licentie, of worden licenties onnodig gedeeld? Dit kan niet alleen inefficiënt zijn, maar ook de veiligheid van je systemen in gevaar brengen.

Up-to-date en in control

Naast het besparen van kosten is het ook van belang dat je licenties altijd up-to-date zijn. Oude versies van software kunnen kwetsbaarheden bevatten die door cybercriminelen makkelijk te misbruiken zijn. Zorg ervoor dat je licenties regelmatig worden geüpdatet en dat je medewerkers altijd met de laatste versie van de software werken. Dit is niet alleen veiliger, maar zorgt er ook voor dat je profiteert van de nieuwste functies en verbeteringen.

Licenties die met je meebewegen

Een ander veelvoorkomend probleem bij kleine bedrijven is dat licenties niet worden aangepast aan veranderingen binnen het team. Nieuwe medewerkers krijgen vaak niet direct toegang tot de benodigde software, terwijl vertrekkende medewerkers soms nog toegang hebben tot bedrijfsdata via ongebruikte licenties. Een goed licentiebeheer zorgt ervoor dat de juiste mensen toegang hebben, en alleen zolang dat nodig is.

Hoe BCMD kan helpen

Het beheren van licenties kan ingewikkeld zijn, maar het is zeker niet iets om te negeren. Door regelmatig je licenties te controleren en te optimaliseren, kun je niet alleen kosten besparen, maar ook de veiligheid en efficiëntie binnen je bedrijf verhogen.

Wil je dit proces liever niet zelf doen? Wij helpen je graag met het opzetten van een efficiënt licentiebeheer dat precies bij jouw bedrijf past. Zo weet je zeker dat je altijd de controle hebt over je softwaregebruik.