Vijf tips om tijd te besparen met technologie

Acht op de tien Nederlandse mkb’ers zien de toekomst zonnig in, zo blijkt uit onderzoek van Microsoft en Ipsos MORI. Ervan uitgaande dat die vooruitzichten kloppen, krijgen ondernemers het dus nog druk de komende tijd.

Kijkend naar die onderzoeksresultaten is het extra opvallend dat uit hetzelfde onderzoek blijkt dat slechts de helft van hen de voordelen inziet van technologie op het gebied van tijdsbesparing. Technologie kan namelijk wel degelijk helpen om efficiënter te werken en dus op tijd te besparen. Vijf voorbeelden van hoe je als ondernemer op een laagdrempelige manier tijd kunt besparen door technologie voor je te laten werken.

1. Vereenvoudig je agendabeheer

Ondernemers zijn veel tijd kwijt aan het beheren van hun zakelijke agenda. Het is een tijdrovend klusje om klantafspraken in te plannen. Met Microsoft Bookings (onderdeel van Office365 Business) beschik je over een snel en gemakkelijk alternatief voor het plannen van afspraken per telefoon.

Via een aanpasbare openbare webpagina kunnen je klanten beschikbare tijdstippen vinden en 24/7 afspraken plannen. Je krijgt een privékalender waarmee je je planning kunt beheren en, omdat je automatisch bevestigingen en herinneringen ontvangt, bespaar je tijd.

2. Zet notificaties uit

Velen van ons denken nog steeds dat wij als mens in staat zijn om te multi-tasken. Voor deze groep mensen is er echter slecht nieuws, want bijna ieder onderzoek dat je over dit onderwerp tegenkomt bewijst het tegendeel.

Wat gebeurt er met onze hersenen als er een notificatie binnenkomt op onze telefoon of laptop? Dan vergeet ons brein waar het mee bezig was en wordt deze afgeleid door bijvoorbeeld die geweldige foto die een vriend net op Facebook plaatste. Zet om deze reden je notificaties uit.

3. Maak gebruik van chatbots

Chatbots maken een snelle opmars in de wereld, onder andere omdat ze steeds meer als echte mensen kunnen reageren. Ook jij hebt wellicht al eens met een chatbot gesproken zonder dat je dat doorhad. En waar dit soort oplossingen voorheen alleen waren weggelegd voor de grote bedrijven, is deze technologie nu toegankelijk voor iedere ondernemer.

Zet chatbots in om bijvoorbeeld vragen te beantwoorden over de locatie van je bedrijf, openingstijden, voorraden of andere zaken waar jij, als ondernemer, dagelijks antwoord op geeft. Die chatbot kun je dan ook nog eens makkelijk inzetten op plekken waar jouw klanten zich veelal bevinden. Denk hierbij aan Facebook Messenger of Skype.

4. Gebruik een virtuele assistent

Raar hè, dat praten tegen je telefoon of laptop? Toch kunnen virtuele assistenten zoals Cortana je helpen met het onthouden van zaken die je niet mag vergeten. Vraag haar om je te herinneren aan dat ene telefoontje, om bloemen te bestellen voor die ene klant of om in de ochtend je agenda met je door te spreken.

Virtuele assistenten worden steeds slimmer en kunnen zelfs meekijken in je e-mails om te achterhalen welke beloftes jij hebt gemaakt die je echt wilt nakomen. Met deze technologie beschik je over een persoonlijke (virtuele) assistent, zonder dat je daar een extra persoon voor in dienst hoeft te nemen.

5. Hanteer de twee-minuten-regel voor je biologische computer

Eigenlijk is ons brein ook gewoon een computer. En net als bij andere computers geldt: hoe meer programma’s je open hebt staan, hoe langzamer de computer wordt. Hanteer daarom de twee-minuten-regel, die je helpt om zo weinig mogelijk taken tegelijkertijd te hebben openstaan.
De twee-minuten-regel komt erop neer dat je iedere taak die je binnen twee minuten kunt afronden gelijk uitvoert. Taken die langer duren kun je bewaren voor een gepland moment op de dag. Hiermee houd je genoeg ruimte over voor je hersenen om op volledige capaciteit aan de slag te blijven.

Houd meer tijd over voor belangrijke zaken

Uit het eerdergenoemde onderzoek blijkt dat mkb’ers vooral bekend willen staan om de kwaliteit van hun producten. Door technologie voor je te laten werken, kun je als ondernemer tijd besparen op de randzaken. En houd je dus meer tijd over voor het volgen van je passie en om ervoor te zorgen dat je klanten tevreden zijn.