Dit is hoe je online beter samenwerkt en vergadert

In de vorige blog hebben we 7 uitdagingen beschreven van het online vergaderen en samenwerken. Ongetwijfeld waren er een aantal zaken herkenbaar die je zou kunnen veranderen. Daarom geven we dit keer ter inspiratie ook eens 7 manieren waarop je nog beter kunt samenwerken en vergaderen.

Doe niet alles via een beeldscherm

We schreven al eerder dat je vaker samenwerkt zonder samen te zijn en dat de informele contacten gemist worden. Vergeet daarom vooral niet om wat vaker dan gebruikelijk één-op-één menselijke aandacht te geven. Wat daar het beste bij werkt? Pak gewoon de telefoon! Voor een goed gesprek waar niet gelijk alle oren aan het meeluisteren zijn zoals in een online vergadering. Wedden dat veel collega’s er behoefte aan hebben?

Maak duidelijke afspraken over documentopslag

Elke collega, dus ongetwijfeld ook jij, wil op de thuiswerkplek snel de beschikking hebben tot de juiste informatie. Voor bedrijven die (nog) niet in de Cloud werken is dat vaak een behoorlijke opgave. Je kunt mogelijk niet bij alle informatie op de fileserver. Het voordeel van bijvoorbeeld Microsoft Teams is dat je in elk project tijdens de online vergadering de SharePoint app kunt gebruiken om projectverslagen aan te passen en op te slaan. Zo heeft iedereen centraal toegang tot de allerlaatste versie.

Zorg voor het juiste kennisniveau

Eigenlijk is het zonde als je Microsoft Teams alleen maar gebruikt om elkaar te zien en te spreken. Het is een tool waarin alles wat met samenwerken te maken heeft ook letterlijk samenkomt. Als tip zijn er goedkope en praktische cursussen, zoals deze, om te leren hoe je met alle functionaliteiten kunt omgaan. In slecht enkele uren wordt je helemaal bijgespijkerd. Natuurlijk kun je ook contact met ons opnemen als er specifieke vragen zijn.

Deel informatie rondom veiligheid en gebruik veilige applicaties

Hoe je cybercrime kunt voorkomen schreven we al eerder. Samenwerken in een veilige omgeving wil onder andere zeggen dat je aan deelnemers van jouw projecten toegangsrechten moet kunnen geven. In Microsoft Teams kun je bijvoorbeeld een deelnemer van buiten de organisatie labelen als ‘guest’ en bepalen welke documenten hij/zij mag inzien.

Gebruik Notes binnen Microsoft Teams

Doordat je tijdens een online vergadering een groot gedeelte van het non-verbale gedrag mist is het belangrijk om gemaakte afspraken ook goed vast te leggen. Dat voorkomt miscommunicatie. Degene die de notulen maakt kan dat gewoon met de Microsoft Notes app doen tijdens de online vergadering. Een groot voordeel is dat deze notulen gelijk live beschikbaar zijn. Wie de notulen een paar dagen later maakt zal immers herkennen dat er in de tussentijd al een en ander vergeten is.

Check elke werkplek

Stel vragen! Is iedereen tevreden, zijn alle middelen beschikbaar, welke problemen ondervind je? Na ruim een jaar corona is het nu een mooi moment om eens een onderzoek te doen naar het welzijn van collega’s. Iedereen zal het waarderen.

Durf ‘nee’ te zeggen

Daar kunnen we helaas niet bij helpen, maar als er teveel online vergaderingen zijn is het beter om er een paar af te zeggen. Anders kom je niet meer aan werken toe en ben je constant bezig met een inhaalrace.

Wil je specifiek meer weten over updates van Microsoft Teams, lees dan aanvullend deze blog of laat je eens door ons uitnodigen voor een online kennissessie op maat. Dan gebruiken we Teams om uit te leggen hoe je nog betere teamprestaties kunt neerzetten.