Chaos in de cloud? Verkrijg grip en controle over software en licenties

Je bedrijf groeit. Het aantal medewerkers, klanten en processen neemt toe. Om alle onderlinge communicatie in goede banen te leiden wordt software aangeschaft. Vaak eenvoudig met een paar klikken, via de cloud. En toch is er dan ineens dat ene moment waarop er geen overzicht meer is: er is van alles aan elkaar geknoopt, zonder dat je het doorhad. Dit is hoe je opnieuw weer grip en controle kunt krijgen: 

Terug naar de tekentafel

Als je jezelf herkent in wat geschreven is in de inleiding dan is het belangrijk om eens te inventariseren wat je bedrijf echt nodig heeft. De conclusie kan zijn dat je in het verleden onvoldoende de tijd hebt genomen om de software die je gebruikt grondig te evalueren. Ook kunnen specifieke behoeften in de loop van de jaren gewijzigd zijn. Neem er dus vooral goed de tijd voor.

Ga in gesprek met key-users

Bepalen wat je echt nodig hebt dat doe je samen. Ga in gesprek met key-users op afdelingen die de software gebruiken, vraag of ze tevreden zijn, waar ze mogelijke verbeteringen zien, en wat daar volgens hen voor nodig is. Het resultaat is dat je collega’s ook gelijk voorbereid zijn op komende veranderingen.

Consolideer waar mogelijk

Heb je eenmaal bepaald wat je echt nodig hebt, dan is het zinvol om eens te kijken of er door verschillende afdelingen, verschillende tools gebruikt worden voor dezelfde taak. Vaak is dat ontstaan omdat afdelingsmanagers (zonder dat ze het van elkaar wisten) een besluit over software hebben genomen. Het betekent in feite dat je minimaal één softwareoplossing kunt verwijderen, omdat je redundante systemen vermindert. Het levert ongetwijfeld kostenvoordelen op, minder beheer, maar vooral ook een uniforme manier van werken over de afdelingen heen.

Onderzoek of er extra kostenvoordelen te behalen zijn

Nadat vereenvoudiging is aangebracht komt het moment om te onderzoeken of de softwarelincenties nog wel kloppend zijn. Wellicht betaal je voor licenties die je niet gebruikt. Bovendien kun je door het controleren welke softwarelicenties actief zijn (en hoe deze worden gebruikt) inefficiënties in het softwaregebruik aanpakken. Heb je overigens vragen over mogelijke wijzigingen in licentiestructuren, neem dan contact met ons op. 

Stel richtlijnen en beleid op

Wildgroei van ongecontroleerde softwareaankopen kun je voorkomen door duidelijke beleidsregels op te stellen voor het aankopen en gebruiken van software binnen je bedrijf. Zorg er ook voor dat deze beleidsregels ook procedures bevatten voor het goedkeuren van nieuwe software-aankopen, wat helpt om consistentie en verantwoording te waarborgen.

Investeer in menselijke aandacht – training en evaluatie

Controle over het gebruik van softwareapplicaties verkrijg je ook door ervoor te zorgen dat medewerkers voldoende getraind zijn. Aandacht voor training vermindert tevens de weerstand tegen verandering. Evalueer regelmatig en hou feedbacksessies met gebruikers. Hierdoor verkrijg je inzicht in mogelijke verbeterpunten.

We hopen dat deze informatie je helpt om eenvoud aan te brengen en chaos te voorkomen.