Hoe moderne IT-technologie ook jouw werkdruk vermindert

Recent in de media: “Stress en werkdruk zijn de belangrijkste redenen voor de uitval van werknemers. Mkb-ondernemers zullen zowel in duurzame inzetbaarheid als het digitaliseren van een aantal processen moeten investeren.” We lazen het in een artikel* van BNR. Dus leek het ons nuttig om eens te verduidelijken hoemoderne IT-technologie bijdraagt om de werkdruk te verminderen.

Bevrijd werknemers van saaie, tijdrovende klussen: automatiseer

De kans op stress wordt sterk teruggedrongen als medewerkers afwisseling ervaren en creatief bezig kunnen zijn. Bij repeterende handelingen is dat niet het geval. Door de inzet van IT-technologie kunnen saaie, vaak tijdrovende klussen geautomatiseerd worden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan automatische facturatie, voorraadbeheer of klantenservice. Wat zou bij jou slimmer kunnen?

Voorkom misverstanden: maak gebruik van geïntegreerde communicatie

Miscommunicatie kan een enorme bron van werkdruk zijn, veel onderlinge stress en zelfs conflicten opleveren. Ook dat kan door middel van technologie voorkomen worden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het centraliseren van informatie in document management systemen (DMS) zoals Microsoft SharePoint.
• De mogelijkheid bieden om online samen te werken aan één document (dan heb je ook geen onenigheid meer over welke versie juist is).
• Hulpmiddelen, zoals Microsoft Teams, waarmee je samen vergadert maar ook alle informatie wat bij een project hoort kunt stroomlijnen.

Faciliteer flexibel werken: de inzet van cloudtechnologie

Werkdruk ervaren heeft ook met het, vaak dwingend klinkende, werkwoord ‘moeten’ te maken. Maar lang niet alle medewerkers moeten meer op kantoor zijn om productief te zijn. Sterker nog, thuis zijn ze vaak veel productiever, omdat ze minder afgeleid worden. Voor wie cloud nog niet heeft omarmt: met cloudtechnologieën kunnen werknemers naadloos samenwerken, op elke plek waar een internetverbinding is. Deze flexibiliteit biedt vrijheid, geeft vertrouwen aan medewerkers en vermindert de werkdruk.

Zorg voor een betere gemoedsrust: een optimale digitale veiligheid

Ook de onzekerheid over de digitale veiligheid kan medewerkers voortdurend in spanning houden. Bijvoorbeeld de bezorgdheid over vertrouwelijke gegevens die in verkeerde handen kunnen vallen. ‘Wat zou er gebeuren als…’ Dit gebrek aan vertrouwen kan hun productiviteit belemmeren en leiden tot een verminderde focus op dagelijkse taken. Onze conclusie is dat een optimale digitale veiligheid vanzelfsprekend moet zijn om medewerkers onbezorgd te laten werken.

Investeer in tevreden klanten: met IT tooling die een vlekkeloze ervaring bieden

Stress ervaren werknemers ook van klanten die ontevreden zijn. Ook daar zijn moderne IT-technologieën aan antwoord op. Zo kun je met allerlei (CRM) systemen de klantgegevens

op één plek organiseren, een handige app voor klanten bouwen of misschien wel een attractieve online portal. Meer tevreden klanten zorgen over het algemeen ook voor meer tevreden medewerkers.

Voorkom onvolledig inzicht: Business Intelligence (BI)-software

Moderne IT-technologieën zijn ook geavanceerde analysetools waarmee je data kunt omzetten in waardevolle inzichten. Door gebruik te maken van Business Intelligence (BI)-software kunnen mkb-ondernemers beter geïnformeerde beslissingen nemen, wat de druk op managers en werknemers verlicht om snelle, complexe beslissingen te nemen.

De werkdruk verminderen?

Neem als je daar eens over door wilt praten contact met ons op.

*Gebruikte bron: BNR