Samenwerken met collega’s? Dat kan best complex zijn…

Wat voor soort werkzaamheden verricht BCMD dagelijks? Deze vraag van een klant inspireerde ons om eens te beschrijven wat voor uitdagingen we bij klanten op de werkvloer oplossen. Vaak gaat het daarbij om hele praktische zaken. Wellicht heb je er zelf ook mee te maken en herken je de volgende drie:

Uitdaging 1: Hoe kun je slim samenwerken in e-mailomgevingen?

Onnodig e-mailverkeer voorkomen zal veel mensen aanspreken. Recent hebben we bij een groep van virtuele assistenten het e-mailverkeer geoptimaliseerd. Zij waren op een ouderwetse manier e-mailberichten naar elkaar toe aan het zenden, wat uitdagingen tot gevolg had op het moment dat iemand van hen afwezig was. Voor 22 dames hebben we de traditionele e-mailserver overgezet naar de op cloudgebaseerde e-mail- en agendaoplossing van Microsoft, Exchange Online. Ze delen nu hun postvakken en kunnen op een slimme en efficiënte manier elkaars werkzaamheden, waar nodig,  overnemen. Werk jij, net als hen ook al in een gedeelde e-mailomgeving? Wel zo handig.

Uitdaging 2: In welke werkomgeving slaan we onze documenten op?

Tegenwoordig kunnen jij en je collega’s op tientallen plekken documenten opslaan. Als je er echter geen goede afspraken over maakt dan heeft dat tot gevolg dat je urenlang aan het zoeken bent of belangrijke informatie zelfs niet meer kunt vinden. Dus hebben we als voorbeeld een migratie van Dropbox naar Sharepoint uitgevoerd. Want waarom zou je twee verschillende systemen gebruiken? Streven naar vereenvoudiging is beter.  Bovendien kunnen we de e-mailberichten van Outlook direct in de juiste Sharepointmap laten landen. Ook dat is een voorbeeld van een praktische invulling van onze werkzaamheden.

Uitdaging 3: Wat is een veilige opslagmethode?

Algemeen kun je zeggen dat documenten opslaan in een cloudomgeving veiliger is. Bijvoorbeeld omdat daar automatisch de juiste beveiligingsupdates plaatsvinden, maar ook omdat leveranciers, zoals Microsoft, een ‘cloud-first’ strategie kennen. Het betekent dat voor steeds minder on premise oplossingen actuele beveiligingsupdates worden geleverd of zelfs niet meer beschikbaar komen. Ook hier een voorbeeld. We hebben we een secretariaat, dat voor de financiële sector werkzaamheden verricht, geholpen om een document management systeem (DMS) van een oude webbased technologie over te zetten naar Microsoft Sharepoint. Met als resultaat een hoge mate van veiligheid en controle op belangrijke financiële stukken.

Bij welke uitdaging kun jij hulp gebruiken?

Er zijn natuurlijk veel meer redenen waarom samenwerken uitdagend kan zijn. Bijvoorbeeld omdat een verbinding instabiel is, of dat je niet meer verder kunt met je werk omdat er vergeten is om te investeren in een goede backup. Of misschien ontbreekt het je aan een ICT-er met ervaring in je eigen team.

Ons werk is, juist door al die verschillende vragen, zo uitdagend. Dus schroom niet om contact op te nemen als je op zoek bent naar een praktisch antwoord.