Scoren in de Cloud…dat gaat vooral om vertrouwen

Dit is het praktijkverhaal van Ruud Karsdorp, eigenaar van Bedrijfsadvies uit Alphen aan den Rijn. Bedrijfsadvies adviseert en ondersteunt individuele bedrijven en ondernemersverenigingen op de werkvelden milieu, ruimtelijke ordening, arbeidsomstandigheden en managementsystemen. Ruud is tevens voorzitter van de sponsorcommissie van voetbalclub AVV Swift in Amsterdam. Daar is ook Bram Aupers van BCMD actief…

De uitdagingen van Ruud

In Ruud’s vakgebied van bedrijfsadvisering, regelgeving en compliance speelt vertrouwen een grote rol. De on premise infrastructuur was verouderd en zorgde voor veel beheer, onder andere op het gebied van software updates, programma’s en firewall. Een bijkomende uitdaging was op de hoogte blijven van de uitvoering van de noodzakelijke updates. Deze werden niet constructief en proactief doorgegeven door de toenmalige leverancier. Dat zorgde voor onrust en twijfel bij hem.

Op het moment dat het eigen serverpark vervangen moest worden had Ruud het gevoel dat de bestaande leverancier niet meer bij hem paste. “Te veel procedures, te zakelijk, te omslachtig om storingen te melden in ticketsystemen en een onzekere reactietijd”, is hoe hij het verwoordt. Bovendien ondervond hij dat steeds meer software en programmatuur web based werd. Toch maar naar de Cloud? Hij besloot te onderzoeken of Cloud betrouwbaar genoeg zou zijn, waarbij het veilig beschikbaar houden van data het belangrijkste uitgangspunt was.

Het contact met BCMD

Zoals aangegeven is AVV Swift de sportieve plek waar het contact ontstond. “Bij het eerste overleg nam Bram een klein gebakje mee, ik was daar verrast door, maar zag het direct als een groot gebaar”, vertelt Ruud. Vervolgens volgden er uitgebreide gesprekken over het bestaande IT landschap. Niet alleen de Microsoft Office 365 Cloud suite, de firewall en de virussan werd besproken, maar onder ander ook de mogelijkheid van het vervangen van het CRM en urenregistratiesysteem en een overgang naar de CRM applicatie van Tribe.

“Ik merkte al snel dat ze bij BCMD niet vastzitten aan leveranciers, structuren of systemen. Er wordt flexibel met je meegedacht en naar het totaal van de oplossing gekeken. Daarnaast waardeer ik dat er op vragen een duidelijk antwoord volgt en geen pingpongwedstrijd wordt gestart in het ticketsysteem”

Wat is geleverd?

Naast Microsoft 365 in de Cloud en advies rondom integratie met andere applicaties werd er een uitgebreid back-up plan gemaakt. Zowel in de Cloud als fysiek. Ruud wilde namelijk volledige zekerheid dat data nooit verloren kan gaan. Daarom werd er tevens een NAS, Network-attached storage, als extra dataopslag geleverd die gebruikmaakt van het TCP/IP protocol voor de dataoverdracht van gegevens die in de Cloud zijn opgeslagen.

Resultaten

We vroegen Ruud Karsdorp om concrete resultaten te noemen en we schreven de volgende op:

Circa 50% in servicekosten gehalveerd. “Dat komt omdat grote partijen uitgebreide en kostbare service level agreements hanteren om te mogen bellen, kosten die BCMD niet kent.”
Uren tijdwinst. “Voorheen moest ik achter IT partijen aangaan, wat ik niet dagelijks wilde doen, om zeker te weten of iets was verricht en efficiënt of veilig was ingericht.”
Volledige ontzorging op het gebied van IT. “Ik denk er nauwelijks aan, het is er gewoon en ik heb nu slechts één aanspreekpunt als vangnet voor alles wat er in de IT wereld gebeurt”