Wat kantoorgebruikers moeten weten van Microsoft Office 365

Bij Microsoft hebben ze het over “collaboration”, in het Nederlands “samenwerking” als het over Microsoft Office 365 gaat. Maar wat zijn dan de concrete voordelen voor jou als gebruiker? We geven een paar praktijkvoorbeelden van kantoorwerkzaamheden, die waarschijnlijk herkenbaar zijn en mogelijk anders kunnen.

Snellere onderlinge communicatie met behulp van chat

Wel eens een e-mail gezonden met een vraag erin? Waarschijnlijk wel en het antwoord kwam pas vele dagen later. We zijn er aan gewend geraakt om elkaars e-mail inbox te torpederen met allerlei vragen. Beter is om de chatfunctie te gebruiken van Microsoft 365. Zodat je gelijk het antwoord hebt en minder dagelijkse e-mail te verwerken hebt.

Efficiënt samenwerken aan projecten

Samenwerken doe je niet alleen met collega’s maar mogelijk ook met klanten, partners of externe service bureaus. Met Microsoft Teams, de tool die standaard aanwezig is, voeg je eenvoudig elke interne of externe projectmedewerker toe. Daardoor kan je online vergaderen, documenten delen in SharePoint of bijvoorbeeld samenwerken in een gezamenlijke e-mailbox van het team. Overigens worden externe projectleden apart gelabeld en kunnen er per teamlid gebruikersrechten worden meegegeven.

Samenwerken in één versie

Heb je wel eens een meningsverschil gehad over een verkeerde versie van een document? Misschien wel een manager die boos was omdat hij naar de verkeerde cijfers keek. Misverstanden ontstaan omdat er allerlei verschillende versies onderling per e-mail heen en weer gezonden worden en je niet meer weet wat de allerlaatste versie is. Dat is niet alleen onhandig, maar zeker ook niet veilig, omdat informatie versnipperd op allerlei werkplekken wordt opgeslagen. Met Microsoft Office 365 werk je in een Cloudomgeving gewoon samen aan één versie. Dus duidelijk samenwerken met de meest actuele data en het voorkomt een heleboel onnodig ‘copy-paste’ gedrag.

Werken doe je overal, de flexplek bepaal je zelf

Hoeveel collega’s gaan dagelijks nog de file in om een vergadering bij te wonen? Of nog actueler, klik maar hier, komen aan op een flexplek waar plotseling geen plek is? Medewerkers worden blijer als ze gewoon overal kunnen werken waar een internetverbinding is. Van toegang hebben tot SharePoint via je smartphone als je op een parkeerplaats staat tot het online bijwonen van de vergadering vanaf je tablet op je thuiswerkplek.

Persoonlijk, omdat dat de norm geworden is

Heb je nu applicaties op je laptop of PC staan die helemaal niet gebruikt worden? Dat kan goed kloppen, want in het verleden kreeg elke medewerker, in de meeste gevallen, zo ongeveer dezelfde functionaliteiten van de IT afdeling. Dat is tegenwoordig anders. Met Microsoft Office 365 gebruik je apps die voor jouw werk van belang zijn. Net zoals je dat dagelijks op je smartphone doet. Binnen de Microsoft Office 365 omgeving kan je ook de apps van niet Microsoft leveranciers gebruiken. Dat kan bijvoorbeeld de app voor SalesForce zijn of een app van het CRM systeem.

Nog meer weten van Microsoft Office 365?

Er zijn nog veel meer gebruikersvoordelen te benoemen van Microsoft Office 365. Ben je geïnteresseerd in nog meer mogelijkheden om je dagelijkse werkzaamheden te verbeteren, neem dan hier contact met ons op.