“Zoals alarmnummer 112, maar dan voor de ICT…”

Brandjes blussen die gaan over techniek is iets wat in de praktijk nog best veel voorkomt. Eerlijkheidshalve vinden we het niet erg om uit te rukken, omdat het altijd dankbaar werk is wanneer je een probleem kunt oplossen. Dan zijn namelijk twee partijen tevreden. Dit keer hebben we eens wat praktijkvoorbeelden opgeschreven waar onze hulp voor wordt ingeroepen, die je mogelijk zelf wel herkent.  

Microsoft Office 365 is niet geconfigureerd zoals je het wilt

Dit praktijkvoorbeeld komt van een bedrijf dat vijf mensen in dienst heeft en enkele jaren geleden is opgericht. De desbetreffende eigenaar kocht bij de start van zijn bedrijf een laptop en Microsoft abonnement via een winkelketen. Alleen kwamen er in de loop van de jaren meer collega’s en meer applicaties bij. ‘Alles werkt wel, maar iedereen werkt op zijn of haar eigen manier’, was zijn conclusie. Hij had het gevoel dat het beter kon, maar had geen idee op welke manier. Dit soort situaties komt vaker voor. Zo sprak ik recent met iemand die het vervelend vond dat elke ochtend Microsoft Teams zich als eerste manifesteert. ‘Kan dat niet anders?’, was zijn vraag.

Handmatig gedoe met e-mailberichten

Een andere bekende vorm van onvolledig configureren kan zich bijvoorbeeld voordoen in Outlook. Er zijn veel manieren om binnenkomende e-mails automatisch naar de juiste plek te krijgen, terwijl er dagelijks nog vele werknemers in Nederland elke dag met e-mailbestanden aan het slepen zijn. Waarom dat zo is? Vaak ontbreekt het aan de kennis om een efficiënte flow van het e-mailverkeer in te richten. Terwijl wij het niet moeilijk vinden om wat meer rust in al die dagelijkse berichten aan te brengen.

Synchronisatie issues

Laatst spraken we een bedrijf die het moderne samenwerken omarmt heeft: collega’s werken in de cloud samen aan hetzelfde bestand. Alleen bleken er problemen te zijn met het synchroniseren van deze bestanden op OneDrive. Ook in zo’n situatie heb je professionele hulp nodig, tenzij je natuurlijk zelf een IT-afdeling hebt. Het kan bijvoorbeeld liggen aan de internetverbinding, de bestandsgrootte, te weinig opslagruimte of firewall- of antivirusprogramma’s die de synchronisatie van OneDrive-bestanden blokkeren. In zo’n situatie moet er echt wat gebeuren, anders zit je met een heel team te kijken naar informatie die niet correct is en ben je elkaar feitelijk aan het bezighouden.

Vragen over antivirusprogramma’s

Zeker weten of de juiste antivirusprogramma’s op de achtergrond veilig werken kan ook een uitdaging zijn. In de praktijk zien we nog weleens dat er te veel antivirusprogramma’s geïnstalleerd zijn. Als er echter meerdere antivirusprogramma’s actief zijn, kunnen ze elkaars activiteiten verstoren. Dat kan leiden tot onjuiste detecties of zelfs het niet kunnen detecteren van bepaalde bedreigingen. Ook kan het de prestaties van je computer verminderen wat kan resulteren in een trage computer en vertraagde respons. Weet jij zeker of de PC, laptop, smartphone of tablet veilig is waar je dagelijks mee werkt en wat erop geïnstalleerd is?

112 voor ICT

Net als bij een echt alarm is voorkomen altijd beter dan genezen. Preventieve maatregelen zorgen voor een kleinere kans op bedrijfsrisico. Dus is er ‘brand’, neem dan contact op, maar vooral ook als je het gevoel hebt dat er ergens binnen jouw ICT-omgeving winst te behalen valt.

NB: Ons alarmnummer is: +31 (0) 85 489 1600.